Quelle est la liste des documents à récupérer avant de faire les diagnostics d’entreprise ?

La reprise d’une entreprise est un projet complexe qui nécessite une bonne préparation. Parmi les éléments essentiels à prendre en compte, on retrouve la documentation de l’entreprise. En effet, les documents nécessaires à la reprise d’une entreprise permettent d’effectuer les diagnostics nécessaires à la prise de décision.

Les documents nécessaires à la reprise d’une entreprise peuvent être classés en trois catégories : les documents financiers, les documents juridiques et les documents commerciaux.

I – Les documents financiers

Les documents financiers permettent d’évaluer la santé financière de l’entreprise. Nous avons établi une liste de documents à récupérer afin de réaliser un diagnostic financier et comptable pertinent.

1. Le bilan des 5 derniers exercices comptables (pour une entreprise de plus de 10 salariés, sinon 3 suffiront). Cela va permettre de se rendre compte de l’état patrimonial, de l’évolution de la trésorerie, du besoin en fonds de roulement.
2. Le compte de résultat des 5 derniers exercices comptables. Cela va permettre de se rendre compte de l’activité commerciale, des dépenses d’exploitation, des optimisations possibles, d’éventuelles économies à effectuer dans le cadre de l’exploitation envisagée.
3. Les annexes comptables des 5 derniers exercices comptables. Cela va permettre de se rendre compte des opérations.
4. L’historique des ventes par produit (ou pas famille de produit).
5. Les échéanciers d’emprunt et les contrats bancaires (prêt).
6. Les potentiels rapports fiscaux et sociaux.
7. Le tableau des immobilisations et des amortissements. Cela va permettre de suivre les investissements de l’entreprise (exemple : date d’acquisition du matériel).
8. Les potentiels contrats de crédit-bail.
9. Les états hypothécaires, les états des privilèges et des nantissements. 
10. Les coordonnées du comptable, du conseil juridique de l’entreprise, du notaire, etc.

II – Les documents juridiques

Les documents juridiques permettent de s’assurer de la conformité de l’entreprise à la réglementation. Nous avons établi une liste de 9 documents à récupérer afin de réaliser un diagnostic juridique fiable.

1. Les statuts de la société. Cela va permettre de s’assurer de l’objet social, de la durée de vie, de la répartition du capital social, des pouvoirs attribués aux potentiels actionnaires. De plus, vous pouvez demander l’extrait K (pour les entreprises individuelles) ou l’extrait Kbis (pour les sociétés). Il suffit de contacter le greffe du tribunal ou la chambre de métiers.
2. Le procès-verbal de la dernière AG. Cela va permettre de prendre connaissance des dernières directives.
3. Le potentiel rapport du commissaire aux comptes. Cela va permettre d’avoir un avis sur la cohérence des comptes.
4. Les titres des propriétés.
5. Les contrats (CGV, de travail, de garanties, de location, commerciaux, d’assurance, etc.).
6. Le bail commercial
7. Les licences, brevets et marques
8. La licence d’exploitation
9. Un compte rendu du personnel (contrats de travail, organigramme, fiche de poste, etc.).

III – Les documents commerciaux

Les documents commerciaux permettent de comprendre le marché et la stratégie de l’entreprise. Nous avons établi une liste de 4 documents à récupérer afin de reprendre l’entreprise dans les meilleures conditions.

1. La liste des fournisseurs avec le montant des achats effectués auprès de chacun
2. La grille tarifaire appliquée aux clients
3. Le catalogue des produits/services
4. Les contrats marketing

Nous vous conseillons également de récupérer les plans des locaux (terrain, local d’exploitation, bâtiment) ainsi que les différents registres (du personnel, de qualité ou de production…).

IV – Conseils pratiques 

Pour obtenir l’ensemble de ses documents sans risquer de mettre un froid avec le cédant, nous vous conseillons de passer par un professionnel de la transaction d’entreprise qui aura déjà effectué ce travail et expliqué au vendeur la nécessité de produire ces documents ainsi que la justification de ses demandes. De signer un accord de confidentialité, afin de protéger les informations sensibles de l’entreprise et de lui proposer de rendre ou supprimer les documents au plus vite. Comme vous ne pourrez pas conserver l’ensemble de ses documents, n’hésitez pas à les synthétiser sur des fiches pour faciliter leur analyse.

La relation entre vous et le cédant est assurée tout au long du processus et il pourra vous donner son avis sur la qualité de l’entreprise.

V – L’intérêt de récupérer ses documents

Obtenir autant d’informations vous permettra de réaliser les différents diagnostics incontournables (financier, humain, QSE…) mais aussi de déterminer quels sont les axes d’amélioration et les points forts de l’entreprise (SWOT).

VI – Conclusion

Les documents nécessaires à la reprise d’une entreprise sont essentiels pour prendre une décision éclairée. En les obtenant et en les analysant attentivement, vous serez en mesure d’évaluer la santé financière, la conformité juridique et la stratégie commerciale de l’entreprise.

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